İçindekiler

• 1. Başvuru ve Kayıt Süreci
• 2. Tedarikçi Arayüzü ve Temel Teslimat İşlemleri
• 3. Ürün Yönetimi
  • 3.1. Ürünler Sayfası ve Genel Kurallar
  • 3.2. Adım Adım Yeni Ürün Oluşturma (Örnek)
• 4. İstek Listesi Yönetimi
• 5. Tahsisatları Takip Etme
• 6. Evrak Yönetimi ve Finansal İşlemler
• 7. Hesap Ayarları

1. Başvuru ve Kayıt Süreci

Altınpuan gıda bankacılığı tedarik sisteminin bir parçası olmak için ilk adım, tedarikçi hesabı için başvuru formunu doldurmaktır.

Başvuru Adımları:

• Forma Erişim: Başvuru yapmak için altinpuan.com.tr adresine gidin ve tedarikçi başvuru formunu açın.
• Hesap Yapısı: Tedarikçi hesapları, bir bireysel kullanıcı hesabına bağlı olarak açılır. Bu nedenle başvuru formu iki ana kısımdan oluşur: Bireysel Kullanıcı Bilgileri ve Üye İşyeri Bilgileri.
• Bireysel Kullanıcı Bilgileri:
  • Bu bölümde, hesabı yönetecek olan sizin bireysel bilgilerinizin doğru ve eksiksiz girilmesi çok önemlidir.
  • Gerekli bilgiler; ad, soyadı, T.C. kimlik numarası, telefon numarası, e-posta adresi ve yaşadığınız şehirdir.
  • Bu verilerin neden istendiğine dair detaylı bilgiye “Aydınlatma Metni” üzerinden ulaşabilirsiniz.
• Üye İşyeri Bilgileri:
  • Faaliyet gösterdiğiniz ili seçmeniz, hangi üniversite öğrencilerinin ürünlerinize erişebileceğini belirlemek için kritik öneme sahiptir.
  • Faturalama ve yasal bildirimler için vergi dairesi, vergi numarası ve MERSİS numarası gibi bilgileri girmeniz gerekir.
  • Kullanıcıların size ulaşabilmesi için de adres, telefon ve e-posta gibi iletişim bilgilerinizi eklemelisiniz.
• Sözleşme ve Onaylar: Başvuruyu tamamlamadan önce kişisel verilerin işlenmesine ilişkin metinleri ve üye işyeri sözleşmesini dikkatle incelemeli ve kabul etmelisiniz.
• Başvuru Sonrası Süreç:
  • Başvurunuz sisteme ulaştıktan sonra incelenir. Kabul edilmesi durumunda, belirttiğiniz e-posta adresine bir şifre belirleme bağlantısı gönderilir.
  • Bu bağlantı ile oluşturduğunuz şifreyi kullanarak estra.altinpuan.com.tr adresinden sisteme giriş yapabilirsiniz.

Sisteme katıldıktan sonra, sunulan eğitim videoları ile yaklaşık bir saat içinde işletmenizi 7/24 satış yapar hale getirebilir ve yeni müşteriler edinebilirsiniz.

2. Tedarikçi Arayüzü ve Temel Teslimat İşlemleri

Bu bölümde, tedarikçi sayfasının genel kullanımı ve temel teslimat süreçleri anlatılmaktadır.

Arayüze Genel Bakış:

• Tedarikçi sayfaları bireysel hesaplara bağlıdır ve bir sayfa birden çok kullanıcıya farklı rollerle atanabilir.
• Kullanıcılar, sol üst köşedeki menüden yetkili oldukları hesaplar arasında geçiş yapabilirler.
• Tedarikçi sayfası; anasayfa, ürünler, istek listesi, evraklar, tahsisat, teslimatlar ve ayarlar gibi bölümlerden oluşur.
• Anasayfa, teslimat işlemlerinin yönetildiği ana ekrandır ve gelen teslimat talepleri ile son yapılan teslimatları gösterir.

Teslimat Süreci:

1. Talep Oluşturma: Cüzdanında tahsisatı bulunan bir kullanıcı, ürünü almak için iş yerinize gelir ve uygulama üzerinden size bir teslimat talebi gönderir.
2. Talebin Görülmesi: Bu talep, anında tedarikçi anasayfanızda görünür. Teslimat, ana tedarikçi veya gıda bankası adına gerçekleştirilir.
3. Kimlik Doğrulama ve Gizlilik:
   • Teslimat sadece cüzdan sahibine yapılabilir. Şüphe durumunda, teslimatı talep eden kişinin kimliğini kontrol etme ve ürünü vermekten kaçınma hakkınız vardır.
   • Bu özel durum dışında, üye işyerleri kullanıcıların kimlik bilgilerini göremez veya bu bilgilere erişemez.
   • Kullanıcıların kişisel verileri hiçbir durumda kaydedilemez, saklanamaz ve özel durumlar dışında paylaşılmaz.
4. Onay veya Red:
   • Talep edilen ürün teslime uygun ve hazırsa talebi onaylarsınız. Uygun değilse talebi reddedebilirsiniz.
   • Talebi reddedilen kullanıcı, tahsisatının geçerlilik süresi içinde yeniden talep oluşturabilir.
5. İşlemin Tamamlanması: Teslimat kabul edildiğinde işlem tamamlanmış sayılır ve belgelendirme süreci başlar. Bu işlemlerin 5 dakika içinde tamamlanması beklenir.

3. Ürün Yönetimi

3.1. Ürünler Sayfası ve Genel Kurallar

Ürünler sekmesi, sistemde sunduğunuz ürün veya hizmetlerin ticari koşullarını belirleyeceğiniz ayarları içerir.

Temel Kurallar:

• Fiyatlandırma: Kendi iş yerinizdeki satış fiyatlarını aşmamak kaydıyla, tahsisat koşullarını dilediğiniz gibi belirleyebilirsiniz. Belirttiğiniz fiyat, KDV dahil nihai fiyat olmalıdır.
• Ürün Durumu: Sistemde tanımladığınız ürünleri istediğiniz zaman pasif konuma alarak geçici olarak tahsisata kapatabilirsiniz.
• Kategoriler ve Vergi Avantajı:
  • Gıda Bankacılığı kapsamında ayni yardımlar için genel bir kategori sınırlaması yoktur.
  • Ancak vergi avantajı yalnızca gıda, temizlik, giyecek ve yakacak malzemeleri ile sınırlıdır.
  • Doğru kategori seçimi, vergi avantajından faydalanmak isteyen destekçiler için önemlidir.
  • Kemer, takı gibi aksesuarlar “giyecek” kategorisine dahil değildir. Kişisel bakım ürünleri “temizlik” kategorisi kapsamında değildir.
• KDV Oranları:
  • Güncel KDV oranları sistem tarafından otomatik güncellenir, ek bir işlem gerekmez.
  • Ancak, tarife değişiklikleri sonucu farklılaşan özel bir KDV oranına sahip ürününüz varsa, bu oranı manuel olarak düzeltme sorumluluğu size aittir.
• Ürün Bilgileri ve Görselleri:
  • Ürün açıklaması ürünün özelliklerine odaklanmalı; övgü veya sağlık tavsiyesi gibi promosyonel ifadeler içermemelidir.
  • Aynı ürünün farklı varyantları farklı fiyatlarla sunulacaksa, ürün ismi ve açıklaması tüm varyantları kapsayacak şekilde genel olmalıdır.
  • Ürünlerin anlaşılırlığı için fotoğraf yüklemek önemlidir. Fotoğrafların kare formatında olması tavsiye edilir.
  • Her ürün tanımı için, farklı varyantları olsa bile, sisteme yalnızca bir adet görsel yüklenebilir.

3.2. Adım Adım Yeni Ürün Oluşturma (Örnek)

Bu bölümde örnek bir ürün olan “Döner” üzerinden yeni ürün tanımlama adımları gösterilmektedir.

Örnek Ürün Oluşturma Adımları:

1. Kategori ve Temel Bilgiler:
   • Ürün için “Gıda” kategorisi seçilir. Bu kategori vergi avantajı sağlayabilir.
   • Varyantlar ekleneceği için ürün adı genel bir ifadeyle “Döner” olarak tanımlanır.
   • İşlenmiş gıda olduğu için KDV oranı %10 olarak belirlenir.
   • Açıklama ve ürün görseli eklenir.
2. Varyant Oluşturma:
   • Et Türü Varyantı: “Varyant Ekle” düğmesi ile “Et Türü” başlığı altında “Tavuk” ve “Et” seçenekleri eklenir. “Tamamla” denildiğinde her seçenek için ayrı fiyat alanları aktif olur.
   • Sunum Şekli Varyantı: “Çeşit” başlığı altında “Ekmek Arası” ve “Pilav Üstü” seçenekleri eklenir.
   • Menü Varyantı: Kullanıcılar istek listelerine tek seferde bir ürün ekleyebildiği için, içecek gibi ekstralar “Menü” başlığı altında “İçecekli” ve “İçeceksiz” olarak sunulabilir.
3. Fiyatlandırma:
   • Tüm varyantlar oluşturulduktan sonra, 200 TL’lik bir temel fiyat belirlenir.
   • Kırmızı et için 50 TL, pilav üstü için 50 TL ve içecek için 50 TL’lik fiyat farkları varsayılır.
   • Bu durumda en temel seçenek 200 TL olurken, en kapsamlı seçenek olan “Et, Pilav Üstü, İçecekli” tüm farklar eklenerek 350 TL olur.
4. Yayına Alma: “Oluştur” düğmesine basıldığında ürün, tüm varyantlarıyla birlikte tahsisata hazır hale gelir. Aktif olduğu sürece kullanıcılar tarafından görülebilir ve tahsisat oluşturulabilir.

4. İstek Listesi Yönetimi

İstek listesi sekmesi, ürünlerinize yönelik oluşturulan talepleri takip edebileceğiniz alandır. Bu listenin amacı, gelecekteki talepleri tahmin ederek hazırlık yapmanıza yardımcı olmaktır.

İstek Listesinin İşleyişi:

• İstek Oluşturma: Mali kaynakları o an için yeterli olmayan yararlanıcı kullanıcılar, bir ürünü daha sonra almak üzere istek listelerine ekleyebilirler. Bu istek anında sizin sayfanızda da görünür.
• Fiyatlandırma:
  • İstek listesindeki ürünler daima güncel fiyatları üzerinden gösterilir.
  • Bir istek için henüz tahsisat oluşturulmadığı sürece ürünün fiyatını değiştirebilirsiniz ve bu değişiklik anında listeye yansır.
  • Ancak bir istek tahsisata dönüştüğü anda, o anki fiyat sabitlenir ve tahsisat süresince değişmez.
• İsteğin Listeden Düşmesi: Bir talep iki şekilde listeden düşer:
  1. Yararlanıcı kullanıcı isteğinden vazgeçerse.
  2. Bir destekçi veya yararlanıcının kendisi tarafından bir tahsisat oluşturulduğunda. Başarıyla tahsisata dönüşen istek, listenizden otomatik olarak kaldırılır.

5. Tahsisatları Takip Etme

Tahsisat sekmesi, ürünlerinize yönelik oluşturulmuş ve ödemesi tamamlanmış tüm tahsisatları izleyebileceğiniz bölümdür.

Tahsisatların Yönetimi:

• Tahsisat Bilgileri: Bu ekranda bekleyen tahsisatların ürünü, adedi, teslim alınan kısmı, toplam bedeli, oluşturulma zamanı, geçerlilik süresi ve durumu gibi detayları görebilirsiniz. “Tamamı” sekmesinden ise geçmiş tüm tahsisatlara ulaşabilirsiniz.
• Oluşturma Yöntemleri: Kullanıcılar birkaç farklı yolla tahsisat oluşturabilir:
  • İstek listesi üzerinden.
  • Uygun bakiyeye sahip mali kaynaklarından doğrudan.
  • “Askıda Ürün” sistemi ile, farklı yararlanıcıların alabilmesi için çoklu tahsisat yaparak.
• Gizlilik: Bir kullanıcı ürünü teslim almaya gelmediği sürece, o tahsisatın kimin cüzdanında olduğunu bilemezsiniz. Teslimatı alan kişinin rolü (yararlanıcı/bireysel kullanıcı) de sizinle paylaşılmaz.
• Teslimat Sonrası Süreç:
  • Teslim edilen bir ürün, “bekleyenler” listesinden düşerek “Teslimatlar” listenize eklenir.
  • “Askıda Ürün” gibi çoklu tahsisatlarda, her bir ürün teslim edildikçe belgelendirme ve ödeme süreçleriniz normal işler. Ancak ana tahsisat kaydının bu sekmeden tamamen taşınması için, askıdaki tüm ürünlerin teslimatının tamamlanması gerekir.

6. Evrak Yönetimi ve Finansal İşlemler

Evraklar sekmesi, tüm işlem durumunuzu özetleyen bir dashboard ve idari-mali işlemlerinizi yürüteceğiniz kritik bir alandır. Sistem, yenilikçi bir kayıt ve muhasebe düzenine sahiptir.

Dashboard (Genel Bakış Paneli):

Dashboard, anlık hesap durumunuzu özetler ve üç bölümden oluşur:

1. Tahsisat ve Teslimat Ekranı: Bekleyen ve tamamlanmış teslimatlarınızı ve tüm tahsisat bilgilerinizi gösterir.
2. Fatura Durumu Ekranı: Teslimatlarınızın ödemeye dönüşme yolculuğunu gösterir. Bu yolculuk; teslimatı tamamlanmış, faturası kesilecek, incelemede ve ödemesi kesinleşerek “Tahakkuk Altında” olan işlemleri içerir.
3. Hizmet Bedeli ve Ödemeler Ekranı: Sistem kullanım bedellerini, net alacağınızı, yapılan ödemeleri ve güncel bakiyenizi izleyebileceğiniz alandır.

Belge Yönetimi ve Faturalama:

• Fatura Oluşturma: Dashboard’un altında belge yönetimi alanı bulunur. Fatura düzenleme zamanı gelen teslimatlar için burada bir “fatura kesme isteği” belirir.
• Fatura Bilgileri: Bu istek, faturada yer alması gereken açıklamalar, evrak tanımlama kodu ve fatura kalemleri gibi tüm detayları içerir ve buradan faturanızı yükleyebilirsiniz.
• Yükleme ve Onay Süreci:
  • Bu bilgilere göre yasal faturanızı hazırlayıp bir örneğini sisteme yüklemeniz gerekir.
  • Faturanız yüklendiği anda inceleme ve onay için ana tedarikçinin ekranlarına düşer.
  • Faturalarınızı zamanında ve doğru düzenlemeniz kritik öneme sahiptir.
  • Faturanız kılavuza uygunsa onaylanır ve “Onaylanan Faturalar” kısmına taşınır.
  • Hatalıysa reddedilir, “Reddedilen Faturalar” kısmında görünür ve yeni fatura düzenlemeniz beklenir.
• Gelecek Vizyonu: Sistem, tüm bu faturalama ve ödeme işlemlerini gelecekte otonom olarak yürütecek şekilde tasarlanmaktadır.

7. Hesap Ayarları

Ayarlar sekmesi, tedarikçi sayfanızın genel kontrol merkezidir.

Ayar Seçenekleri:

• Mağaza Bilgileri:
  • Sistemde normalde resmi şirket unvanınız görünür. Ancak buradan, müşterilerinizin sizi daha kolay tanıması için özel bir mağaza ismi tanımlayabilirsiniz.
  • Mağazanızın görsel olarak ayırt edilebilmesi için logonuzu eklemeniz tavsiye edilir.
• Kullanıcı Yönetimi:
  • Bu bölüm, tedarikçi sayfanızı kimlerin hangi yetkilerle yönetebileceğini belirlediğiniz yerdir.
  • Yönetici Rolü: Sayfadaki tüm ayarlara tam erişim yetkisi verir.
  • Ön Büro Yetkisi: Sadece anasayfaya erişim ve gelen teslimatları kabul etme yetkisi veren kısıtlı bir roldür; diğer ayarlara ulaşılamaz.
  • Bu ekrandan mevcut kullanıcıların yetkilerini değiştirebilir ve birden fazla kullanıcıya farklı roller atayabilirsiniz.
• Gelecekte Aktif Olacak Ayarlar: “İşletme Detayları”, “Operasyonel Ayarlar” ve “Faturalama Ayarları” gibi kısımlar, gelecekteki geliştirmelerle zamanla aktif hale gelecektir. Ayrıca “Bildirim Ayarları” kısmından da bildirim tercihlerinizi yönetebileceksiniz.